Unternehmer, die elektronische Kassensysteme einsetzen, sind zur vollständigen Aufzeichnung und elektronischen Sicherung sämtlicher Geschäftsvorfälle verpflichtet. Der Bundesfinanzhof hat hierzu festgestellt: „Entscheidend ist, dass diese sich auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt und –ggf. unter Zuhilfenahme des Warenwirtschaftssystems– nachweisbar sind. (...) Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist akzessorisch. Das heißt, sie setzt stets eine Aufzeichnungspflicht voraus und besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. (...) Eine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht mit einer Pflicht zur Aufzeichnung von Daten in Zusammenhang stehen, ist § 147 Abs. 1 AO nicht zu entnehmen. (...) Zutreffend geht das FA davon aus, dass es sich bei den vorliegend mit Hilfe einer PC-Kasse einzeln aufgezeichneten Bareinnahmen (Umsätze/Warenverkäufe) um Grundaufzeichnungen i.S. des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und keineswegs um 'freiwillige' Aufzeichnungen handelt. (...) Das FA durfte (...) die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anfordern. (...) Dem Datenzugriff unterfallen grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen.“ BFH vom 16.12.2014 – X R 42/13

Das Finanzgericht Sachsen-Anhalt präzisiert die Rechtsprechung zur Datenanforderung in Betriebsprüfungen und betont die technische Zumutbarkeit: „Das FA durfte die Klägerin zur Überlassung der Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form auffordern, da diese zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe sowie zur Aufbewahrung der Aufzeichnung verpflichtet war. Der BFH hat (...) entschieden, dass ein Einzelhändler, der (...) eine PC-Kasse verwendet, die die detaillierten Informationen in Bezug auf den einzelnen Verkaufsvorgang aufzeichnet und speichert, dem Betriebsprüfer den diesbezüglichen Datenzugriff gewähren muss. (...) Entscheidet der Steuerpflichtige sich für ein modernes PC-Kassensystem, (...) kann er sich nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. (...) Entscheidend ist, dass diese sich auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt, die (...) nachweisbar sei. (...) Bei den mit Hilfe einer PC-Kasse einzeln aufgezeichneten Bareinnahmen handelt es sich um Grundaufzeichnungen i.S. des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und keineswegs um 'freiwillige' Aufzeichnungen. Eine Verpflichtung nur zur Aufbewahrung und Speicherung von Tagesendsummenbons (Z-Bons) lässt sich auch nicht aus dem BMF-Schreiben vom 09. Januar 1996 (...) herleiten. Es handelt sich dabei um eine norminterpretierende Verwaltungsvorschrift, die als solche keine Rechtsnormqualität besitzt und die Gerichte nicht bindet.“ FG Sachsen-Anhalt vom 30.09.2015 – 2 K 376/15

„Die gesetzlichen Auskunfts- und Anzeigepflichten (...) genügen den Anforderungen des grundrechtlich verbürgten Datenschutzes und sind verfassungsrechtlich unbedenklich. (...) Die Auskunftspflicht ist eine allgemeine Staatsbürgerpflicht (...), sofern sie auf einer klaren gesetzlichen Grundlage beruht. (...) Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden, maschinell ausgewertet oder auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. (...) Die im Steuerrecht verankerten Auskunfts- und Anzeigepflichten (...) entsprechen dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. (...) Die gesetzliche Ausgestaltung des Steuergeheimnisses gemäß § 30 AO (...) genügt den verfassungsrechtlichen Anforderungen an den Datenschutz. (...) Auskunfts- und Vorlageverweigerungsrechte bedürfen einer gesetzlichen Grundlage. (...) Diese können nicht durch privatrechtliche Vereinbarungen erweitert werden.“ Niedersächsisches FG vom 30.06.2015 – 9 K 343/14

Der BFH stellt ausdrücklich klar, dass die Befugnisse der Finanzbehörde nicht grenzenlos sind, sondern dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz unterliegen: „Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen der Außenprüfung nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift und deshalb ihre Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO nur in dem durch die Zwecke der Außenprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausübt.“ BFH vom 16.12.2014 – VIII R 52/12

Nach der aktuellen Rechtsprechung des BFH findet die DSGVO in vollem Umfang auf Besteuerungsverfahren Anwendung. Auch das Unionsrecht sieht keine Bereichsausnahme mehr für steuerliche Datenverarbeitung: „Dem stünde es entgegen, wenn die Datenschutz-Grundverordnung wegen einer Bereichsausnahme nach Art. 2 Abs. 2 Buchst. a DSGVO im Bereich der Verwaltung direkter Steuern nicht anwendbar und damit weite Teile des Besteuerungsverfahrens nicht unmittelbar der Datenschutz-Grundverordnung unterworfen wären.“ BFH vom 12.03.2024 – IX R 35/21